Die 3-Minuten-Buchführung – so einfach wie Zähneputzen

Alle Jahre wieder… wie eine Epidemie legen sich die Unlust, der Zorn, die Hilflosigkeit, die Verzweiflung, der Selbstvorwurf, die Schuldzuweisung, das kollektive Stöhnen wie ein schleichendes Unheil über die Welt der Solopreneure. Liegt es an Weihnachten? Ich denke: nein.

Weihnachten könnte so schön sein… wenn nicht bis Ende des Jahres die Steuererklärung fällig wäre! Und das allein wäre ja schon schlimm genug, aber – schon wieder – haben wir seit Monaten unsere Buchführung prokrastiniert. Obwohl wir uns doch eigentlich ganz fest vorgenommen hatten, dass uns das nie wieder passiert. Schon wieder. Geschichte wiederholt sich, sagt man, im Fall der Buchführung sogar jedes Jahr, das Gott werden lässt.

Wie durch ein ungeschriebenes Gesetz sind wir felsenfest davon überzeugt, dass der Umgang mit unseren Belegen eine Quälerei sein muss. Also quälen wir uns pflichtschuldigst. Wie es sich gehört.

Ich habe Neuigkeiten für Dich: als Du Dich entschieden hast, Dich selbständig zu machen, hast Du ebenfalls höchst selbst über Deinen Opt-in zur Buchführung entschieden – Deine Belege gehen nicht weg, sie sind Teil des Unternehmer-Deals. Die gehen nicht weg.

Die gute Nachricht ist: ob Du Dir davon den Tag vermasseln lässt, entscheidest ebenfalls Du ganz allein. Deinen Belegen, Deiner Buchführung und dem Finanzamt ist das nämlich piep egal.

Es liegt allein bei Dir. Es ist Dein Tag, Dein Leben, Deine Laune – also mach genau das draus, was Du willst. Am besten mit Spaß 🙂 Denn es geht auch anders! Eigentlich ist Buchführung wie Zähneputzen.

Jetzt denkst Du wahrscheinlich, ich habe sie nicht alle auf der Latte, oder? Kopfschütteln, Verwirrung, Faszination, Neugier? Was immer es ist, es hat Dich veranlasst, bis hierher weiter zu lesen. Insofern: Danke!

Egal wie, ich will Dich nicht länger auf die Folter spannen.

 

Wieso in aller Welt ist Buchführung wie Zähneputzen?!

Nun, niemand von uns springt morgens aus dem Bett und denkt: “Juhuuuu! Zähneputzen!” Zumindest niemand, den ich kenne. Und abends, wenn wir müde sind und eigentlich nur unter die Decke wollen? Freust Du Dich da, erst noch einen Abstecher ins Bad zu machen, um Dir die Zähne zu putzen? Also ich nicht so wirklich. Was ich aber wirklich gerne mag – und Du wahrscheinlich auch – sind frisch geputzte Zähne.

Wir können also sicher einvernehmlich feststellen: Zähneputzen haut uns als Freizeitbeschäftigung nicht gerade um, oder? Und doch tun wir es. Morgens als erstes und abends als letztes. Jeden Tag, den Gott werden lässt. Wir denken nicht einmal darüber nach, ob und warum wir unsere Zeit mit Zähneputzen ver(sch)wenden wollen. Wir mögen frisch geputzte Zähne. Punkt.

Dafür haben wir uns schlicht und einfach eine Routine angewöhnt. Nicht etwa, weil wir es wollten, sondern weil wir (vielleicht sogar auf die harte Tour) gelernt haben, dass es ohne Routine eben nicht so zuverlässig klappt. Und dass ein Verzicht auf regelmäßige Zahnhygiene uns noch viel weniger glücklich macht!

In diesem Punkt hat das Zähneputzen der Buchführung natürlich etwas voraus. Den Drachen, der uns erwartet, wenn wir’s nicht tun, haben die meisten von uns in der frühkindlichen Phase kennen gelernt. Er heißt Bohrer. Und wir haben ihn gefürchtet, wie den Teufel höchstpersönlich.

Der Buchführungs-Drache ist nicht weniger furchtbar, aber als Erwachsene sind wir nun mal viel eher geneigt, es eher auf eine Rauferei ankommen zu lassen, als uns am Gängelband führen zu lassen. Und so nimmt das Unheil seinen Lauf.

Dabei könnte alles so schön sein! Wenn es uns gelingen würde, der Buchführung mit der gleichen Resilienz zu begegnen, wie dem täglichen Zähneputzen.

 

 

Karius, Baktus und das Finanzamt

Als Kinder haben die meisten von uns übrigens auch versucht, sich vor dem Zähneputzen zu drücken. Wenn wir Glück hatten, haben unsere Eltern nur nachgefragt und nicht geprüft, was wir im Badezimmer so getrieben haben. Mehr als einmal haben wir wahrscheinlich eher mit dem Quietsche-Entchen gespielt, als mit der Zahnbürste bewaffnet unsere Milchzähne zu polieren. Wenn wir dann allerdings in unseren Betten lagen, war das Vergnügen von kurzer Dauer, denn die Geschichten von Karius und Baktus schlichen sich in unsere Gedanken und wir lagen im Dunkeln und haben uns gesorgt, ob wir nun Ärger mit den beiden bekommen. Ich kann mich erinnern, dass ich manchmal sogar heimlich noch mal aufgestanden bin, um der drakonischen Bohrer-Strafe vorzubeugen 😉

Kommt Dir das bekannt vor? Ist heute mit der Buchführung irgendwie auch nichts Anderes, oder? Nur, dass wir heute erwachsen sind und nicht Karius, Baktus und der Bohrer uns das Fürchten lehren, sondern, Fristen, das Finanzamt und die Vorstellung, was es mit uns anstellen könnte.

Karius und Baktus haben uns unsere Eltern vorgelesen, oder wir haben uns selbst mit dem Bilderbuch vergnügt. So haben wir auf spielerische Weise gelernt, wie eine brauchbare Zahnhygiene funktioniert und wie wir der Sache mit dem Bohrer entgehen können.

Was die Buchführung betrifft, geht es auch um Storytelling. Jeder von uns kennt einen, der einen kennt, der sich überhaupt nichts zu Schulden kommen ließ und stets sein Bestes gab – und trotzdem hat ihm das Finanzamt gnadenlos das Fell über die Ohren gezogen. Die Welt ist voll von diesen Geschichten.

Und während ich nicht behaupten möchte, dass so etwas niemals nirgendwo geschehen ist, so habe ich doch nach über zwanzig Jahren Erfahrung mit der Finanzverwaltung ein paar leise Zweifel, ob sich alle diese Geschichten tatsächlich genau so und nicht anders zugetragen haben. Denn, ob man’s glaubt oder nicht, wenn man die Spielregeln kennt, kann man die meiste Zeit über mit dem Finanzamt durchaus einigermaßen friedlich koexistieren.

Ignoriert man die Spielregeln, ist der Umgang mit dem Finanzamt allerdings etwa genauso unangenehm, wie ein Rendezvous mit dem Bohrer. Ein Jahr keine Buchführung gemacht ist nicht viel besser, als ein Jahr keine Zähne geputzt. Kann man zwar machen, macht dann aber auch richtig wenig Spaß.

Ich nehme an, wir sind uns also einig, dass Buchführung – genau wie Zähneputzen – besser nach den Regeln gespielt wird. Blöd nur, dass wir zur Buchführung – genau wie damals zum Zähneputzen übrigens – so überhaupt keine Lust haben.

 

Wie bekommen wir jetzt also die Kuh vom Eis?

Ganz einfach: wir machen’s wie beim Zähneputzen! Wir schaffen uns eine einfache, kleine Routine, die uns mit ein bisschen Übung in Fleisch und Blut übergeht, so dass wir nicht mal mehr drüber nachdenken müssen. Eine Routine, die uns so leichtfällt, dass sich unser Blutdruck dabei kein bisschen bewegt … es sei denn, wir freuen uns gerade wie die Schnitzel, dass wir unsere Buchführung so locker im Griff haben – da darf er dann schon mal einen Freudensprung machen :).

Zähneputzen dauert drei Minuten, mit Vor- und Nachbereitung maximal fünf – länger darf Dich die Buchführung auch nicht aufhalten.

Wie kann das gehen?

Wenn Du lieber gleich die Ärmel hochkrempeln willst, oder Dir Unterstützung bei der Umsetzung in Deinem Unternehmen wünschst, dann komm am 11. Dezember in meinen virtuellen Fokus-Tag „Buchführung im Flow“ – aber Achtung, die Plätze sind limitiert, denn wir wollen ja richtig was schaffen 🙂 Da kümmern wir uns auch um Deine „Altlasten“! 

Wenn Du es eilig hast, lies einfach weiter, ich erkläre Dir die Basics in kurzen Worten auch gleich hier 🙂

 

Deine Drei-Minuten-Buchführung

Nur, dass wir uns da einig sind: ich habe hier keinen magischen Feenstaub für Dich, machen musst Du’s schon noch selbst, aber ich kann Dir zeigen, wie es leicht wird für Dich. Manche sagen sogar, es macht fast schon Spaß 😉

Als erstes kommt es schon mal wesentlich darauf an, dass es täglich passiert. Jeden Tag treten Belege in Dein Leben. Statt sie, wie bisher, einfach unkontrolliert herumfahren zu lassen, nimmst Du Dir einen kleinen Augenblick Achtsamkeit und packst sie an einen nur für sie bestimmten Ort.

Digitale Belege speicherst Du in einen extra dafür vorgesehenen Upload-Ordner – bevor Du sie bitte revisionssicher archivierst.

Papierbelege fotografierst Du mit dem Handy und speicherst sie ebenfalls in diesem Ordner, oder lädst sie gleich mit der App auf die Plattform Deines Vertrauens hoch. Das geht sogar hinter der Supermarktkasse oder im Restaurant nach dem Zahlen mit dem schnell ausgefüllten Bewirtungsbeleg (das Ausfüllen machst Du am besten sowieso sofort, alles andere klappt meistens nicht so gut 😉 )

Alternativ hast Du eine Mappe, einen Umschlag oder etwas Ähnliches immer (!) „am Mann“ oder „an der Frau“, in dem ausschließlich (!) die Unterwegs-Belege gesammelt werden. Bist Du wieder im Büro, nimmst Du Dir eine Minute Zeit (so, wie Du auch Deinen Mantel ablegst) und legst die Tagesbelege – zusammen mit den aktuellen aus dem Posteingang – mal eben auf den Scanner. Idealerweise kannst Du Deinen Scanner so programmieren, dass er die Scans gleich im Upload-Ordner ablegt.

Übrigens – da Du sowieso vermutlich die irrwitzigen Voraussetzungen für „ersetzendes Scannen“ nicht erfüllst, braucht es auch keine 600×600 Farbscans, die später minutenlang zum Laden brauchen. 150×150 schwarz-weiß reicht normalerweise völlig. Der Bonus: Du brauchst die Thermobelege nicht mehr zu kopieren 🙂

Die Papier-Originale der Belege (außer Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen!) legst Du anschließend einfach chronologisch sortiert in einen Karton. Kein Lochen, Heften, Sortieren, nichts. Nur hineinlegen, den neuesten obenauf. Das spart Dir im Jahr mindestens zehn Stunden Arbeit. Und falls Du tatsächlich mal einen Originalbeleg brauchst, findest Du ihn im Handumdrehen. Cool, oder?

Das war’s auch schon mit dem täglichen „Zähneputzen“: aufmachen, scannen/fotografieren, speichern – fertig!

Einmal in der Woche loggst Du Dich auf der Plattform Deines Vertrauens ein, schaust, ob alles leserlich gescannt ist, verschlagwortest Deine Wochenbelege und machst Deine Häkchen für die Umsatzsteuer. Die meisten Belege beim Solopreneur wiederholen sich, deshalb ist das nach ein paar Wochen ein Spaziergang für Dich. Wenn wirklich mal etwas Außergewöhnliches dabei ist, haben die meisten Plattformen eine „zu-prüfen“-Kategorie. Dort lässt Du es für heute erst mal liegen.

Such Dir für diesen Wochen-Termin bitte einen festen Tag aus und trage ihn Dir im Kalender ein. Dein 3-Minuten-Workflow steht und fällt mit den täglichen und wöchentlichen Achtsamkeitsmomenten. Die darfst Du bitte unbedingt einhalten, sonst wird das nichts mit dem Frieden.

Einmal monatlich – ein paar Tage vor Deinem Umsatzsteuertermin – nimmst Du Dir etwa eine Viertelstunde Zeit, um Dein Werk kurz durchzusehen. Ist alles vollständig? Richtig verschlagwortet? Sieht die Umsatzsteuer plausibel aus? Wenn etwas auf „zu prüfen“ liegt, klärst Du die Frage mit dem Fachmann Deines Vertrauens und räumst den Beleg dann entsprechend auf.

Dann übermittelst Du Deine Umsatzsteuer an das Finanzamt, machst Dir einen Kaffee, legst einen Moment die Füße hoch und klopfst Dir auf die Schulter. Good job 🙂 !

Wirf am besten einmal im Quartal einen kurzen Blick auf Deine Auswertungen: wie entwickeln sich Dein Umsatz, Deine Kosten und Dein Gewinn? Wie sieht Deine Steuerrücklage aus – passt die soweit? Oder siehst Du eine Wolke am Horizont? Falls ja, sprich mit dem Fachmann an Deiner Seite. Sofort! Kopf in den Sand ist eine lausige Strategie 😉 Im Fokus-Tag verrate ich Dir auch, wie Du die Rücklage am einfachsten überprüfst.

Wenn Du Dir einen großen Gefallen tun willst, dann lege Unterlagen für die jährliche Steuererklärung nicht einfach irgendwo hin, wenn sie kommen, oder lege sie in ‚zig verschiedenen Ordnern ab, sondern schaffe Dir auch hier einen festen Zwischen-Ort „Steuerbelege aktuell“ (als Papier und Digital-Ordner), wo Du sie sofort unkompliziert und chronologisch einfach sammelst. Das erspart Dir am Jahresende die Sucherei in 1000 Ordnern, Stapeln und Postfächern!

Dank Deines neuen Workflow kannst Du bereits ab Mitte Januar auf die letzten Unterlagen zu Deiner Steuererklärung warten und dann Deinem Lieblingsberater Bescheid sagen, dass es losgehen kann. Na, der wird Augen machen 🙂

Wenn das Jahr komplett erledigt ist, machst Du einen Deckel auf Deinen Papier-Belegkarton, schreibst das jeweilige Jahr darauf und den Termin zur Vernichtung (in Deutschland solltest Du aus Beweisgründen für 10 Jahre ab dem Jahresende in dem der Steuerbescheid ergangen ist aufbewahren). Dann stellst Du den Karton in den Keller, dort wo er nicht im Weg umgeht. Die digitalen Belege archivierst Du ebenfalls bitte revisionssicher für den gleichen Zeitraum.

 

Noch mal zum Mitschreiben

Täglich Belege sammeln/scannen/speichern = Zähneputzen

Wöchentlich sichten und verschlagworten und monatlich die Umsatzsteuer erledigen = Spezial-Zahnpflege

Vierteljährlich die Steuerrücklage prüfen = professionelle Zahnreinigung

Jährlich die Daten mit ein paar Steuerbelegen Deinem Steuerberater schicken = der Check-up beim Zahnarzt.

Voilà – schnell und schmerzlos, genau wie Zähneputzen, oder? 🙂

Gefällt Dir die Idee? Möchtest Du zusammen mit einer Gruppe Gleichgesinnter und meiner Unterstützung Deine „Altlasten“ bewältigen, Deine eigene 3-Minuten-Buchführung entwickeln und noch viel mehr? Dann komm am 11. Dezember in meinen virtuellen Fokus-Tag „Buchführung im Flow“ – aber Achtung, die Plätze sind limitiert, denn wir wollen ja richtig was schaffen 🙂

Ich freue mich auf Dich und Deine Gedanken und wünsche Dir von Herzen eine friedliche Koexistenz mit Deine Belegen

Liebe Grüße und all den Erfolg, den Du Dir wünschst und verdienst 🙂

Deine Benita

 

PS: Wenn Du Deinen Workflow schriftlich dokumentierst, hast Du auch gleich eine tolle Basis für Deine Verfahrensdokumentation 😉

8 Comments on “Die 3-Minuten-Buchführung – so einfach wie Zähneputzen”

  1. Oh, woher wußtest Du …

    🙂 DANKE für diesen Artikel !! Das kommt in die Routinen mit rein … ich brauch nur noch ein hübsches Bild, vielleicht von einem Tiger, dem ich ne Zahnbürste ins Maul „bastele“ … dann putz ich zukünftig halt nicht nur meine eigenen Beißerchen, sondern auch die des Finanzamtes 🙂

    Vielen Dank !! und: wunderschöne Feiertage wünsche ich Dir!

    1. Liebe Frauke, wie schön, dass ich Dich mit dem Artikel genau im richtigen Moment erwischt habe 🙂 DANKE für Deine Antwort! Zaubert mir gerade ein dickes Lächeln ins Gesicht 🙂
      Frohe Feiertage auch für Dich und ein neues Jahr ohne Buchführungsstress 😉

  2. Hallo Benita,
    was für eine nette Idee, die Buchführung mit dem täglichen Zähneputzen zu vergleichen. Das macht’s gleich viel anschaulicher und nimmt auch ein wenig den Schrecken vor dem Monster „Buchführung“. Zum Glück habe ich das Thema selbst nicht, aber ich werde gerne deine Tipps an meine Kundinnen weitergeben.
    Viele Grüße, Gabriele

  3. Hey Benita,

    ein toller Artikel, der sich unterhaltsam liest und doch viel Mehrwert bietet. Ich kann Dir nur zustimmen. Gerade, wenn man die Belege direkt digitalisiert, wird der Papierkram schnell zum Kinderspiel. Als Scanner empfehle ich übrigens des FUJITSU IX 500. Ist nicht ganz billig, aber jeden Cent wert.

    Sind die Belege vollständig in das Buchhaltungsprogramm einmal hochgeladen, und hat so zeitnah eine vollständige Kostenübersicht, kann man auch sehr schnell und einfach überprüfen, ob die eigenen Stunden- & Tagessätze noch passen, so dass die Formel Umsatz-Gewinn = Kosten auch weiterhin aufgeht.

    Schnell. Einfach und und trotzdem wertvoll. So kann jeder Unternehmer seine Zahlen im Griff haben!

    Viele Grüsse, Jörg

    1. Vielen Dank für Dein Feedback Jürgen 🙂 den Fujitsu hatte ich auch schon, sehr guter Scanner. Jetzt habe ich auf meinem Schreibtisch einen kleinen Plustek stehen, der macht auch einen prima Job und kostet nur etwa die Hälfte … Profit First 😉
      Viele Grüße zurück, Benita

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